挑战：数据在哪里？

 

在许多企业中，会议计划是分散的. 重大活动由会议部或者市场部门负责。无数较小的、低调的活动是由执行助理、销售经理以及公司中几乎需要召开会议的任何人策划的。

 

许多会议数据在各个部门之间传来传去，分散在不同的部门和损益表中。手动收集详细信息是一项艰巨的任务，所以数据丢失了。

 

其中公司差旅预算的 43% 用于重要会议和大型活动中，这些会议中大约有一半是简单的。

 

 

考虑到很大的活动会议数量，很容易理解为什么这些缺失的数据会导致企业对营销活动的了解不完整。活动是否超出预算——甚至是必要的？是否所有会议安排者都预订了有竞争力的价格并符合规定？临时规划人员是否会忽略合同条款并在不知不觉中将公司置于风险之中？

 

而现在的普遍现象是，许多企业未能将他们的会议和商务旅行数据结合起来。所以他们出现会议数据和商旅数据的不对称，甚至无从优化。例如，他们可能会根据 600 万美元的品牌支出进行谈判，而不是公司的实际支出 1100 万美元。简而言之，丢失的数据会造成支出杠杆不足的大问题。

 

最先进的 SMM 平台在整个规划过程中自动收集和统计这些数据数据。更重要的是，它们可以轻松集成旅行和会议数据以提供全面的图片。

 

5个策略提高会议和差旅政策合规性的同时节省开支。这里有5个策略。

 

 

1、标准化会议申请

 

使用在线会议申请表来集中管理数据，全流程了解企业所有的会议及活动，申请，审批，招标，采购。在平台还可以处理沟通，在采购的每个阶段更新利益相关者。

 

2、利用供应商品牌。

 

通过更好的采购支出可见性，了解哪些品牌是您的最佳合作伙伴。制定政策以最大限度地提高首选供应商的购买力。使用战略采购 技术，您可以按用户、部门、部门和公司范围跟踪首选品牌的合规性。这些解决方案直接在搜索屏幕上呈现首选品牌可见性，以将合规性无缝融入规划人员的工作流程中。

 

3、标准化采购规则

 

许多会议项目仅在取消费用和自然减员费用方面就每年损失数万美元。为避免严厉处罚，制定合理的费用并将其包含在一套核心的公司合同条款中。标准化采购流程，然后将这些条款和让步设置为在您的系统创建的每个采购流程中。

 

4、优化协作。

 

最新的 SMMP解决方案提供了一个单一门户，用于存储有关场地的团队情报。使用协作工具来促进合理的决策。例如，让规划人员标记提供差评服务并使公司处于危险之中的酒店。

 

5、履行注意义务。

对自然灾害、流行病和政治动荡的担忧将谨慎责任和风险管理放在首位。它们通过计划状态为您提供企业活动的完整图片。按会议所有者、与会者、日期、地点、地点等深入了解。如果出现紧急情况，您将拥有快速定位员工和与会者所需的一切。