创造者 GBTA（全球商务旅行协会），战略会议管理，也称为 SMMPP，是一种管理会议和活动的规范方法。尽管 SMMPP  计划因企业的需求而异，但它们都有一个共同的最终目标，即帮助规划人员更好地实现公司目标。他们专注于整合会议和活动以及标准化流程，以降低风险、节省开支并改善活动体验。

 

一种 会议政策由企业制定，通常定义流程并为采购会议服务、管理预算、批准程序和报告会议支出提供指导方针。您可以通过将会议政策实施到活动管理技术中来帮助确保 SMMPP 计划的成功。

 

购物时 SMMPP作为技术提供商，规划人员应该了解激活他们的程序和自动化数据收集和报告所需的基本功能。这就是为什么我们研究并策划了您的技术应该为您的 SMMP 程序提供支持的六大功能列表。

 

 

SMMP 技术6 大必备特性：

 

1. 会议预算

 

会议预算是优化您的基本要素-会议费用支出， 借助这个关键的 SMMPP   功能，计划者可以识别与会议或活动相关的所有财务信息。此外，SMMPP  可让您清楚了解活动的投资回报率，例如活动结束后达成的交易数量、赞助价值、利润等。通过利用您的 SMMPP  计划提供的数据，您不仅可以节省资金，还可以利用这些见解进一步改善未来的会议或活动体验。

 

2. 会议集中采购和预订解决方案

 

实施 SMMPP  计划的最常见目标是会议举办的采购费用（场地，礼品，差旅，人工，广告，策划等）。并且有充分的理由，所有会议支出的费用其中 80% 是在会议采购过程中实现的。除了许多省钱机会外，SMMPP  计划还使您的会议团队能够有效地管理采购流程。具体而言，一些 SMMPP  解决方案使规划者能够在一个平台上管理采购流程的各个方面。这将使您能够轻松比较供应商、协商有竞争力的价格、确保具有成本效益的价格，并帮助您解决财务和法律风险。将会议采购技术集成到您的系统中不仅可以帮助您获得更好的采购费率，而且还可以将采购时间缩短一半 。

 

3. 会议请求和批准工作流程

 

您的 SMMP 技术还应具有  可定制的会议请求和批准工作流程帮助您集中所有会议和活动信息，并提供对所有活动和全公司支出的可见性。通过深入了解您的请求和批准流程的各个方面，规划人员能够发现风险并进行更正、识别节约机会并提高整体规划效率。工作流还应捕获符合公司政策的批准审计跟踪，并且在某些情况下可能需要遵守联邦和行业法规。

 

4. 中心化的日历

 

规划活动时，沟通是关键。这就是为什么一个集中会议管理日历对于 SMMP  计划至关重要。日历功能应捕获并集中所有活动信息，提供对公司范围内所有会议活动的可见性。规划人员可以更好地控制围绕其会议或活动的所有活动，从而降低风险并增加团队协作。  

 

5. 数据聚合

 

除了活动日历外，SMMP  技术还包括数据聚合功能，以确保系统永远捕获关键活动数据。一些 SMMP  解决方案会在一个集中位置自动捕获数据，以便规划人员能够轻松地跟踪活动  KPI并研究整个企业的活动发展趋势，此数据可让您更深入地了解活动的不同级别。  

 

6. 报告

 

除了自动数据聚合外，某些 SMMP  解决方案还具有报告功能。使用SMMP  提供商自动为企业活动汇总的数据，生成有关支出、成本避免、性能等的活动报告。如果这还不够，只需单击一下，您就可以安排并发送您的活动数据报告给集团企业的个人。这可确保您的整个公司（包括高管和利益相关者）能够及时了解与您的会议或活动相关的所有内容。