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会议管理:为什么 SMMP与您的业务息息相关

会议管理:为什么 SMMP与您的业务息息相关

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  • 发布时间:2021-08-13 13:42
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【概要描述】会议采购是个舶来品,是发达国家普遍使用的一种企业会议管理中的一环。建立供应商库,会议集中采购就是这个计划的核心内容之一。对于企业来说,实行企业会议管理,一方面可以规范企业管理,堵塞灰色空间;另一方面可以提升会议准备的效率和效果,降低财务成本。美国近二十年的运营实践证明,推行这个计划对于企业持久发展具有重要的现实意义。

会议管理:为什么 SMMP与您的业务息息相关

【概要描述】会议采购是个舶来品,是发达国家普遍使用的一种企业会议管理中的一环。建立供应商库,会议集中采购就是这个计划的核心内容之一。对于企业来说,实行企业会议管理,一方面可以规范企业管理,堵塞灰色空间;另一方面可以提升会议准备的效率和效果,降低财务成本。美国近二十年的运营实践证明,推行这个计划对于企业持久发展具有重要的现实意义。

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仅在美国,一项研究报告说,大约 每年有 370 亿美元被浪费在管理不善的会议上. 如果这是真的,那么这个数字令人震惊,与此同时,最近的报告结果显示:企业的营销会议及活动的支出并没有不会放缓,在2018 年的支出增长了 2.2%。

SMMP:快速纲要
战略会议管理 SMMp 是“管理企业的会议和活动、从流程、供应商和数据入手,以实现与组织战略目标、愿景一致的可衡量业务目标,并以量化效果、节省费用、风险缓解和服务质量的形式交付价值。”

 

最初,SMMP 只与每年举行数百次会议并花费数百万美元的大企业相关。但是,随着新技术的出现,SMMP 也与会议支出较少的小型企业以及协会和非营利组织相关。

SMMP商业案例:您应该希望了解的重要数据


节省 10% 至 25% 的成本


在企业营运过程中,在降低运营成本的同时,能够保持相同的生产力和工作质量水平,这是让所有企业高管感到兴奋的事情。

SMMP 可以通过两种主要方式为您的组织节省资金:

建立标准化和集中采购程序


建立首选供应商、标准化合同、缩短谈判时间并通过从同一供应商处批量购买服务来利用购买力增加供应商的价格让步范围
我们通过一个真实的客户案例发现,SMMP能够在 40 次公司会议和公司内部活动中实现 25% 的节省。

 

会议相关政策和指南的合规率提高 48%


合规是现代战略会议管理计划的基石之一。拥有 SMMP 的组织对内部政策、程序和指南的平均合规率提升为 48%。具有更“成熟”的 SMMP 的组织记录的合规性提升高达 78%。

 

然而,SMMP 驱动的合规性不仅限于内部法规。它还支持遵守外部法律。具体而言,会议策划者需要关注存在错误、欺诈或不遵守政策风险的领域,并记录为减轻这些风险而采取的控制措施。这涵盖了规划者工作描述的范围,包括选址标准、提案请求、规划和会议活动组织、会后活动和合同协议。规划人员应该为供应商的每笔支出制定一个文档流程,并且应该列出他们需要什么类型的审批,以及在哪些方面进行审批。文件还应指出采取了哪些控制措施来确保遵守公司政策。”

 

63% 更好的 ROI 跟踪和测量


对于企业范围的会议和活动,结果与过程同等重要。与会者的体验与可量化的成功指标同等重要。在一天的会议或活动结束时,您企业中的每个利益相关者都会问:“我们取得了什么成就?”

 

拥有 SMMP 的组织可以比没有 SMMP 的组织更好地衡量 63% 的定量成功指标。这些关键绩效指标包括:

 

1、会议/活动后完成的新交易数量
      2、在以培训为重点的活动后提高员工生产。

3、重复赞助次数

4、会议/活动的利润


除了这些成功指标之外,实施 SMMP 的企业还可以更好地在活动前和活动后对其参加者进行分析。这导致整体会议体验的改善,以及会议策划者定制适合会议议程和必要活动技术的能力。

 

SMMP:更智能的会议方式


成功实施的战略会议管理计划通过广泛的 ROI 测量来减少会议费用、最大限度地降低风险、提高合规性并提高效率。然而,实施 SMMP 并没有一刀切的方法,而且这种转变不会在一夜之间发生。尽管如此,了解有关 SMMP 优势的行业基准可以帮助您为组织中采用 SMMP 构建业务案例。

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