会议采购是个舶来品，是发达国家普遍使用的一种企业会议管理中的一环。建立供应商库，会议集中采购就是这个计划的核心内容之一。对于企业来说，实行企业会议管理，一方面可以规范企业管理，堵塞灰色空间；另一方面可以提升会议准备的效率和效果，降低财务成本。美国近二十年的运营实践证明，推行这个计划对于企业持久发展具有重要的现实意义。

 

会议集中采购

 

      集中采购，都采购什么呢？即会议、展览、活动（包括奖励旅游活动）相关的产品和服务，其下游供应商有会议物资、设施、酒店、会议与奖励旅游公司、公关及活动公司、搭建与设备公司等。由于企业会议差旅采购的内容与会议采购有较大的重叠性——酒店、机票以及差旅管理公司等，差旅采购也通常会与会议采购放在一起管理，而且管理者很可能还是同一个小组，或者干脆就是同一个人。

 

     当然，并不是所有企业都有必要对于会议进行统一管理。根据国外的普遍做法，具备以下条件的企业才应该做：一个是达到了一定的规模——小企业没这个必要；第二个是企业市场覆盖的地域比较广——在全国或者全球做生意；第三是会议采购的量比较大，频率比较高——医药、汽车、IT、快消与直销、金融、奢侈品等很多行业具备这个特征。总结而言就是适用于内外部会议多、组织层级多、部门协作多、合规管理要求高的企业。

 

     中国会议管理的发展状况与其GDP的全球排名那么不相称？直接原因就是中国到目前为止实施会议统一采购的企业数量太少——只有在华的国际企业坚守着这种国际化的管理方式。不过，好的迹象已经显现——很多具有国际化思维的本土企业已经开始了这方面的尝试，如辉瑞制药、诺华制药、安森保险、思科、东方证券等，并且取得了不错的效果。

 

企业不做会议管理影响大吗？

 

    答案是肯定的。对会议和会议采购进行统一管理，带来的变化主要有：

 

    第一，提升会议采购、会议运营管理的专业性。如果各个部门、各个分公司独自为政，安排专业的部门和人员来从事这方面的工作会变得很困难，这样的话就无法将会议运营管理与会议采购提升到一定的高度；

 

     第二，会议集中管理，不仅是企业内部会议量的简单累加问题，而是一个量变到质变的过程——会议及活动的规模会变大，专业度会提升，这就需要到专业市场寻求帮助；

 

     第三，集中采购，对于企业来说可以有效降低供应成本，对于会奖市场而言，则会给下游供应市场施加竞争压力，进而促进会奖市场健康发展。

 

发展趋势不可挡

 

     很多人关心国内企业会议管理的走向问题，这是很自然的事儿，因为这与中国会议行业未来的发展直接相关。这件事情需要从两个方面来说，一个是趋势，另一个是困难。

 

    关于趋势，没有人会愚蠢到认为中国企业会逆着国际潮流而动——也就是说，中国企业也是企业，也要按照企业运营管理的规律来，只有这样才能拥有更好的未来。

 

     无论是什么性质的企业，采用规范化的方式进行会议管理，提升会议运营管理与采购的效率，降低采购成本，是早晚要做的事情。可目前的困难还是显而易见的：国有企业有规章，看起来是企业，实际上条规很多——真正对企业发展有利的事情推行有难度。对于这一块市场，只能慢慢等；相对于国有企业，中国的民营企业充满活力，很值得期待。只是大多数具有国际视野的民营企业仍处于初创期或成长期，会议运营管理与集中采购排在企业管理中的第二个序列，我们能做的是在等待的同时，设法对管理者施加影响，让那个时刻早点到来。

 

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