大多数企业每年在会议和活动上的花费将近7 000亿元，在许多企业中，这一支出占年收入的4%。但问题是，绝大多数企业根本无法确切清楚地了解他们花费类目或渠道。

当活动定义为小型会议的时候，情况可能更糟。因为小型会议多用于培训员工、招聘人才、制定战略和庆祝团队成功的亲密销售会议和场外活动。这些聚会中有许多是由整个公司的经理和行政助理独立预订的，而不是通过集中的会议部门安排的，而恰恰这些支出经常被错误地归类为差旅和娱乐费用，并分散在多个部门、地区和损益表中。

这也是为什么这么多公司都认为追踪 小型会议费用支出 太难了。费用跟踪虽然是一个很好的起点，但它缺少了详细的类目明细，例如不同类别（例如客房、食品和饮料、视听等）的支出。

对于大体量的公司而言，有效追踪所有部门和地区的逐项活动支出可能意味着节省数十百万元的费用。 但跟踪小型会议支出可能如此艰巨 ——这真的值得吗？

回答是肯定的！

新兴的技术正在不断迭代升级，在各渠道的数据获取变得更便捷且准确，通过强大的分析软件及高效的工具来推动以数据驱动的决策，降低成本的同时更好地确保了企业的合规性。通过以下五个步骤将立即为您的公司在成本透明度和费用开支节省上提供帮助。

1.   发现关键性问题

据 GBTA 称，大约 80% 的会议潜在节省来自场地采购。许多企业没有将这一关键步骤自动化，而当您 自动化采购 流程后，您可以取消大量繁琐的电子表格工作和费时费力的手动输入。取而代之的是，您可以毫不费力且实时的获取成本和节省数据，以清晰地了解企业的每场会议支出。

2.   建立360度全景平台

建立一个通用平台是一种集中数据并确保合规性的简单方法。而这个平台能被广泛应用的关键是必须足够简单，以便偶尔的临时规划人员立即开始使用，但又必须足够强大以处理专业规划人员的需求。如果该技术需要对临时规划人员进行培训，那么完成这项工作就变得太复杂了，丧失了使用的积极性。

3 . 简单的会议申请流程也有助于满足集中管理诉求。

偶尔的临时规划人员可以通过会议团队将他们的需求集中起来进行采购。会议团队可以从那里获取需求信息，并通过批准过程传递结果以确保合规性。 而那些想要自己选择场地的员工仍然可以通过会议注册流程来申报请求。

4.   把事情简单化

不跟踪会议支出的最大原因之一是数据维度太多，数据量庞大。应该从哪里开始是很多营销人员头痛的问题，但其实答案很简单：从小处着手。

以下是需要考虑的数据点：

日期、场地类型、酒店、餐厅或其他、目的；是内部的还是外部的；哪些部门、部门在活动上的哪些支出；从小处着手 ，把你的注意力放在可以产生最大影响的地方。确定几个小组或部门，特别是那些执行助理和经理预订会议数量较多且较频繁的。首先与他们合作创建和实施一个会议政策，通过监控结果并制定计算投资回报率的基线，以便您可以进行调整以确保下一次活动取得成功。当您证明该政策存在显着效果时，您将能够更好地在全公司范围内进行推广。

通过这四个个简单步骤，员工在遵守公司政策的同时节省了计划筹备会议的时间。管理者也可以更好地控制会议的支出。最重要的是，您的公司降低了风险的同时，还实现了可观的节省。

通过对 会议支出的可见性 及生产效率的提升，每个环节的参与者都将获得收益。